Jak skutecznie zorganizować miejsce pracy

Alexandra Savina

Większość dnia spędzamy w pracy, czy to biuro, czy biuro domowe. Często jednak poświęcamy nasz własny komfort i rzadko myślimy o tym, jak wpływa na nas przestrzeń wokół nas. Jeśli wydaje ci się, że nie masz czasu i jesteś pogrążony w stosie obowiązków, możliwe jest, że sprawa jest w niezmontowanym stosie papierów na stole, gdzie nie można niczego znaleźć. Dzielimy się wskazówkami, które pomogą Ci lepiej zorganizować miejsce pracy, aby pracować wydajniej.

Pozbądź się nadmiaru

Zanim zaczniesz reorganizować miejsce pracy, musisz wyrzucić wszystkie niepotrzebne. Nawet jeśli pracujesz wydajniej przy nieoczyszczonym stole, pozbycie się tego, co nie przynosi żadnych korzyści, nie zaszkodzi. Dotyczy to wszystkiego: dokumentów roboczych, materiałów piśmiennych i wszelkich innych rzeczy - spróbuj wykonać niezbędne minimum. Wyrzuć z zimną krwią to, co nie pomoże ci w pracy: kilka niezapomnianych rzeczy i ulubione zdjęcie w ramce nie będą przeszkadzać, ale jeśli są znacznie większe, mogą wziąć poważną część powierzchni roboczej.

Wiosenne czyszczenie co kilka miesięcy i regularne czyszczenie. Wybierz najdogodniejszy dla siebie harmonogram (na przykład 15 minut pod koniec każdego dnia roboczego lub godzinę w piątek) i trzymaj się go - łatwiej będzie utrzymać porządek, a dokumenty i dokumenty nie będą gromadzone na stole. A żeby pozbyć się zbędnego, było łatwiej, zawsze trzymaj kosz na śmieci przy stole. Ponadto na koniec dnia warto przetrzeć stół ściereczką antybakteryjną.

Zajmuj się dokumentami i dokumentami

Bądźmy szczerzy: papier - główne źródło śmieci na pulpicie. I choć pracujemy z nimi coraz mniej, nie ma tak wielu firm, które całkowicie przestawiły się na elektroniczne zarządzanie dokumentami, jak mogłoby być. Aby poradzić sobie z przepływem było łatwiej, na stole można mieć dwie tace lub dwa foldery - w zależności od liczby dokumentów, z którymi masz do czynienia. W pierwszym musisz dodać wszystko nowe: aplikacje do podpisu, nieotwarte litery i tym podobne. W drugim, musisz wysłać dokumenty, na które spojrzałeś, a które powinny zostać rozpatrzone później - więc nic nie pozostanie bez uwagi.

W przypadku dokumentów, z którymi nie musisz się teraz zajmować, ale które nadal musisz mieć przy sobie, lepiej mieć określony system pamięci masowej. Nie musi to być znany folder: jeśli nie masz dużo miejsca na stole, możesz spróbować zawiesić na ścianie specjalne tace (na przykład do przechowywania gazet). Małe nuty, notatki i przypomnienia zamiast nudnej tablicy korkowej można zawiesić na specjalnej siatce. Szczególnie ważne dokumenty mogą być skanowane i przechowywane na kopii komputera.

Rozważmy system skrótów i miotu - być może wystarczy po prostu podpisać foldery, a może warto je oznaczyć kolorem, aby szybciej znaleźć to, czego potrzebujesz. Składając papiery, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę ich potrzebujesz i czy skontaktujesz się z nimi w przyszłości - większość tego, co przechowujemy „na wszelki wypadek” nigdy nie używamy. Staraj się nie uruchamiać folderu „Inne” lub „Różne” - najprawdopodobniej z czasem zapomnisz, co dokładnie tam jest.

Spróbuj wprowadzić zasadę „Papier - akcja”. Nie pozwól, aby dokumenty i notatki leżały po prostu na stole, uważaj je za działanie, które musisz wykonać: na przykład wizytówka, na której zapisany jest numer telefonu, jest okazją do nawiązania nowego kontaktu na smartfonie lub zanotowania w dzienniku, że potrzebujesz kogoś zadzwonić

Użyj pudełek i innych narzędzi do przechowywania.

Po zajęciu się dokumentami zwróć uwagę na inne elementy na pulpicie. Z jakąkolwiek miłością wybierzesz papeterię, lepiej nie trzymać ich cały czas na stole, ale dostać się w razie potrzeby - więc będzie więcej miejsca i mniej kurzu. W przypadku małych rzeczy można na przykład używać podstawek pod jajka. W osobnym pudełku lub pojemniku warto często wkładać to, czego nie używasz: na przykład pociągnięcie, kalkulator lub taśma klejąca.

Skrzynki, foldery i pojemniki do przechowywania są niedrogie (można je znaleźć w tym samym IKEA), ale pomogą znacznie wydajniej korzystać z obszaru roboczego - zarówno w biurze, jak iw domu. Wybierz trwałe, które przetrwają długi czas - i nie zapomnij o systemie etykiet i ściółki, jak w przypadku papierów.

Trzymaj przewody w porządku

Aby wygląd komputera był czystszy, musisz ukryć przewody i przedłużacze: możesz kupić specjalny pojemnik lub spróbować zrobić go samodzielnie - z pudełka po butach. Jeśli nie ma dużo miejsca i nie ma miejsca na ukrycie przewodów, powinieneś przynajmniej delikatnie je związać, aby nie przeszkadzały i nie były mylone.

Sortuj pliki na komputerze

Innym ważnym punktem w organizacji obszaru roboczego jest sortowanie plików na komputerze. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, poświęć godzinę lub dwie, aby zorganizować dokumenty w nowy sposób: przeraża ich podejmowanie, ale wtedy będziesz sobie wdzięczny. Podobnie jak w przypadku zwykłych papierów, bardzo pomocna jest systematyzacja i wygodne dla Ciebie etykiety. Jeśli często musisz pracować z różnymi wersjami tego samego dokumentu, warto rozważyć system nazewnictwa, który będzie zrozumiały dla wszystkich pracowników pracujących nad tym zadaniem. Dodatkowo, nazwa każdej nowej wersji, możesz dodać datę i, jeśli to konieczne, czas - tak łatwo będzie zrozumieć, kiedy dokonano ostatnich zmian i porównać wersje.

Foldery, których teraz nie potrzebujesz, ale będą przydatne w przyszłości, możesz archiwizować - dzięki czemu nawigacja będzie łatwiejsza. Kopia najcenniejszych dokumentów powinna być przechowywana w usłudze chmury - na wszelki wypadek.

Zorganizuj dodatkową przestrzeń do przechowywania.

Porada ta jest potrzebna przede wszystkim osobom pracującym w domu, nie tylko w przypadku dokumentów, ale także materiałów o większej objętości: jeśli zostawisz papiery na stole na weekend w biurze, nie jest to tak przerażające, to w domu chcesz, aby przestrzeń była jak najczystsza. Nie każdy ma osobne biuro lub duży obszar roboczy, ale w tym przypadku istnieje wyjście. Możesz dodać wiszące półki nad stołem lub zorganizować dodatkowe miejsce do przechowywania pod spodem.

Podziel miejsce pracy na strefy

Jest to przydatna technika, która pomoże Ci efektywniej radzić sobie z różnymi zadaniami: zajmij miejsce do pracy przy komputerze i oddzielny obszar do zadań, które można rozwiązać bez niego - z drukowanymi dokumentami lub, na przykład, burzą mózgów z notatnikiem w ręku. Nawet jeśli masz mały stolik, nadal możesz rozdzielić przestrzeń: wystarczy na przykład przejść na drugą stronę lub usiąść na wspólnej kanapie.

Jeśli pracujesz w domu, bardzo ważne jest przydzielenie oddzielnego miejsca do pracy (nawet jeśli jest to część kuchennego stołu lub małego składanego stołu). Jest to przede wszystkim konieczne, aby oddzielić pracę od życia osobistego (praca z domu może być trudna do przejścia z jednego trybu na inny), ale może być przydatna z bardziej praktycznego punktu widzenia. Na przykład przydatne jest posiadanie oddzielnego komputera roboczego, do którego dzieci nie będą się zbliżać i które nie przełamią się w najbardziej nieodpowiednim momencie.

Trzymaj rzeczy pod ręką

Uważamy, że i tak stosujesz tę zasadę, ale warto to powtórzyć. Podczas zakładania biura domowego, organizowania przestrzeni i określania, gdzie ta lub inna rzecz będzie kłamać, zacznij od tego, jak zorganizowano przepływ pracy. Najbardziej potrzebne rzeczy powinny być zawsze pod ręką, w przeciwnym razie kieruj się tym, jak używasz przedmiotów - na przykład trzymaj papier w pobliżu drukarki i naklejki - w pobliżu miejsca, w którym zwykle pracujesz z dokumentami lub przeczytaj niezbędne książki do pracy.

Zadbaj o rzeczy, które sprawią, że poczujesz się lepiej.

Myśląc o przestrzeni roboczej, nie zapominaj o wygodzie - także w małych rzeczach. Bardzo ważne jest, aby wybrać wygodne krzesło, aby nie było bólu w plecach i karku, zadbać o wystarczające oświetlenie (jeśli w biurze jest ciemno, kupić lampkę biurkową) i inne rzeczy, które mogą sprawić, że praca w biurze będzie lepsza - na przykład poduszka pod nadgarstkiem, która pomaga zapobiegać pojawieniu się zespołu tunelowego lub podnóżka, co zmniejsza obciążenie pleców i szyi.

Nie jedz przy biurku

Chociaż ta rada nie odnosi się do organizacji przestrzeni, ale do organizacji procesu pracy i wydaje się oczywista, wciąż są one często pomijane - ale na próżno. Kiedy jesz przy biurku, możesz jeść więcej nieświadomie (kiedy jesteśmy zajęci, nie zwracamy uwagi na to, ile jemy, nawet jeśli nie jesteśmy głodni, i często nie wybieramy najbardziej przydatnych przekąsek). Ponadto przerwa na lunch (choć niewielka) pomoże oderwać się od biznesu i powrócić do nich z nowymi siłami.

Jeśli nie można uniknąć przekąski przy biurku, wybierz jedzenie, które nie kruszy się, nie rozlewa lub nie plami (potrząsanie okruchami z klawiatury lub rozlewanie zupy na pracujący laptop to smutna perspektywa), staraj się być ostrożny i nie przeszkadzaj innym (silny zapach jedzenia bądź nieprzyjemny dla kolegów), posprzątaj po sobie i pamiętaj, aby po kolacji wytrzeć stół.

Zdjęcia: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store