Etykieta online: jak zostać królową rozmów Skype i wideokonferencji

W 2016 roku praca zdalna nikogo nie dziwi - Według badań 25 milionów pracowników w USA pracuje z domu co najmniej raz w miesiącu. Rosyjskie firmy nie pozostają w tyle - na przykład VimpelCom zadeklarował zamiar przeniesienia do 70% swoich pracowników do pracy zdalnej. I chociaż komunikatory internetowe, takie jak Slack, zakładają prawie pełną komunikację, rozmowy wideo pozostają ważnym narzędziem burzy mózgów, wywiadów i planistów. Przeprowadziliśmy wywiady z kilkadziesiąt osób na temat ich doświadczeń z rozmowami wideo i zorientowaliśmy się, jak najlepiej prowadzić spotkania ze wszystkimi.

Połączenie wideo = spotkanie

Praca zdalna jest traktowana poważnie jako praca w biurze przez 40 godzin w tygodniu, a rozmowy wideo powinny być traktowane w sposób odpowiedzialny. Co więcej, ludzie, którzy regularnie pracują poza biurem, zauważają, że umiejętność rozróżnienia między życiem zawodowym a domowym - na przykład zmiana ubrania na służbowe i siedzenie przy stole zamiast pracy w piżamie i poza kanapą - jest niezbędnym warunkiem skuteczności. W związku z tym te same zasady etykiety mają zastosowanie do spotkań w Skype, a także do rozmów w klimatyzowanych rozmowach.

Niektóre z tych zasad wydają się oczywiste, ale niestety nie zawsze są realizowane. Po pierwsze, staraj się nie spóźniać - nie ma nic gorszego niż czekanie na kogoś na czacie w Skype, a jeśli jest więcej niż dwóch, zorganizowanie spotkania może zająć mniej czasu niż rzeczywista rozmowa. Nie zapomnij się przywitać i, jeśli to konieczne, przedstaw się. Pamiętaj, że podczas rozmowy wideo trudniej jest zrozumieć, czy druga osoba ukończyła tę myśl, nawet z doskonałym dźwiękiem i wideo - i spróbuj wyraźnie wyrazić koniec repliki.

Meble

Wybierając miejsce do rozmowy, upewnij się, że poziom hałasu nie zakłóca rozmowy - i chociaż dźwięki w kawiarni naprawdę pomagają się skupić (wiele aplikacji generujących hałas naśladuje ten efekt), twoi rozmówcy najprawdopodobniej będą zdenerwowani: „Najgorsze ze wszystkich - połączenia z hałaśliwej kawiarni ze złym internetem. Nic nie widać, połączenie jest również przerwane ”, mówi Alexander, dyrektor projektu startu technologii. Z tego samego powodu lepiej unikać połączeń na ulicy lub w parkach.

Jeśli zostaniesz w domu, poproś sąsiadów, aby nie hałasowali i nie pojawiali się w kadrze - twoi koledzy raczej nie docenią twojego wizerunku młodego blogera wideo, który twoja matka dzwoni na lunch podczas nagrywania następnego uderzenia. Oczywiście, nie ma potrzeby organizowania sprzątania dla połączenia, ale warto wybrać czyste tło, które nie rozprasza ludzi po drugiej stronie ekranu - praca telewizora, góry ubrań lub gotujący się lunch raczej nie pomogą. To samo dotyczy ostrych dźwięków - zwierzęta i małe dzieci są tu szczególnie niebezpieczne, ale wszystko może się zdarzyć: „To było niewygodne, kiedy trzeba było szybko wyłączyć zegar w walce podczas rozmowy” - mówi Nikolay, redaktor wiadomości w edycji online .

Wybór platformy

Uważnie rozważ wybór platformy. Mimo że niechęć do Skype staje się powszechnym miejscem, nadal jest najpopularniejszym narzędziem do połączeń wideo - korzysta z niego 94% respondentów (choć w połączeniu z innymi narzędziami). Inne popularne opcje to Facebook Messenger, Google Hangouts i Slack, ale nie zawsze są odpowiednie; na przykład funkcja połączenia wideo w Slacku nadal nie jest dostępna dla niektórych zespołów, a Facebook nie obsługuje połączeń wielostronnych - tylko audio. W każdym razie lepiej jest osobno omówić wybór platformy i znaleźć opcję, która będzie odpowiadać każdemu.

Zamknij aplikacje korzystające z połączenia internetowego (na przykład przesyłanie plików), aby poprawić jakość połączenia. Jeśli platforma jest nieznana, lepiej poświęcić pięć minut przed spotkaniem, aby dowiedzieć się, jak sprawdzić dźwięk i gdzie znajduje się przycisk „wycisz”. To ostatnie jest szczególnie ważne, jeśli w rozmowie uczestniczy kilka osób - naciśnij przycisk „wycisz” za każdym razem, gdy skończysz mówić, aby zmniejszyć liczbę obcych dźwięków.

Najlepszym sposobem na uniknięcie kłopotliwych sytuacji jest nie mówienie tego, czego druga osoba nie powinna słyszeć, ani podczas rozmowy, ani bezpośrednio po niej. Ale jeśli z jakiegoś powodu nie jest to możliwe, kliknij „wycisz” lub połączenie się zakończyło. „Rozmówca miał dwa mikrofony - jeden wbudowany w aparat, drugi w zestawie słuchawkowym. Zamiast naciskać przycisk„ wyciszenie ”, zakrył mikrofon dłonią - ale nie ten, który był potrzebny, i usłyszałem wszystko, co powiedziano za kulisami. „- przypomina jeden z uczestników badania.

Wygląd

Niestety, wbudowana kamera wideo w większości laptopów może uczynić potwora z każdej osoby, bez względu na jakość snu i ilość stresu. Aby przynajmniej w jakiś sposób zminimalizować ten efekt, zwracaj uwagę na oświetlenie - każda osoba, która choć raz zrobiła selfie, intuicyjnie trzyma się bliżej naturalnych źródeł światła. Unikaj oświetlenia górnego - najlepiej, jeśli potrzebujesz dwóch źródeł światła umieszczonych za ekranem po obu stronach, a jednego tuż za tobą.

Nawet jeśli kamera pokazuje tylko twoją twarz i ramiona, nie bądź leniwy, aby zmienić swoje domowe spodenki na coś bardziej formalnego - zawsze jest szansa, że ​​będziesz musiał wyłączyć zegar w walce (lub otworzyć drzwi lub nalać sobie wodę) podczas rozmowy. Uważaj na wydruki i duże ozdoby - mogą być dziwnie wyświetlane na ekranie i odwracać uwagę rozmówców.

Jeśli po przygotowaniu pytań, prezentacji lub streszczeń masz wystarczająco dużo czasu na makijaż, nawet pięć minut może pomóc w tej sytuacji. „Dopasuj ton - dlaczego ludzie wokół ciebie muszą wiedzieć o twoich bezsennych nocach” - mówi wizażystka Svetlana Shayda. łatwo jest sprawić, by wyglądało na to, że jesteś zdrowy i pełen entuzjazmu. Ankieter z pewnością zwróci uwagę na usta - na rozmowę lepiej odłożyć czerwone barwy i wybrać szminkę na co dzień, aby pasowała do odcienia lub nieco jaśniejsza niż usta. azatsya niebieskawy. "

Co dalej

Pragniemy przypomnieć, że wszystkie powyższe wskazówki są tylko zaleceniami. Etykieta cyfrowa zmienia się bardzo szybko: podpis „Z poważaniem” już dawno przeszedł na podpis „Wysłany z iPhone'a”, a kropka na końcu zdania sprawi, że rozmówcy będą się bardzo martwić. Pewnego dnia spotkania odbędą się w wirtualnej rzeczywistości (albo porozmawiamy z robotami), a to będzie ważne - nikt nie wie. Dlatego musisz polegać na swoim poczuciu piękna i zrozumieniu, aby traktować rozmówcę, nawet jeśli wygląda jak postać z klocków LEGO i mówi nie do odróżnienia.

Większość osób, z którymi rozmawialiśmy, jest neutralna w stosunku do sytuacji po drugiej stronie ekranu, dlatego zalecamy podjęcie wszelkich środków ostrożności w sytuacjach, które wymagają formalności - powiedzmy, wywiadu lub wywiadu. A dla zespołu, który pracuje z tobą od kilku lat, twój profesjonalizm jest o wiele ważniejszy niż tło.

Zdjęcia: Juris Sturainis - stock.adobe.com, Vladislav Ociacia -stock.adobe.com, karandaev - stock.adobe.com, alexey_boldin -stock.adobe.com