Tymczasowo niedostępny: Dlaczego i jak dzwonić do ludzi w dobie komunikatorów

Jakieś dwadzieścia lat temu fraza „Zadzwoń do mnie, gdy podjedziesz do domku” spowodowałaby przynajmniej oszołomienie. Smartfony stały się naturalną i nieodzowną częścią naszych ruchów: teraz możemy być wszędzie dostępni i to jest duży plus. Ale to także minus - teraz możemy być wszędzie dostępni. Problemy związane z przestrzenią osobistą i komunikacją biznesową zaczęliśmy traktować inaczej: niektórzy ludzie całkowicie przestali używać telefonu do rozmów, uważając je za nieprzyzwoite, archaiczne i nieodpowiednie.

Telefony zmieniły się bardzo w naszym życiu i między innymi pozwoliły nam przestać o nich mówić. Jeszcze kilka lat temu pytanie „Czy uprzejmie jest zadzwonić do kolegi lub partnera biznesowego?” po prostu się nie pojawiło. Oto jego numer, możesz zadzwonić od dziesięciu do sześciu, jeśli nie odbierze telefonu, oznacza to, że poszedł na obiad, wróci do miejsca pracy i oddzwoni, gdy usłyszy wiadomość na automatycznej sekretarce. A jeśli nie mamy numeru pracy, ale numer telefonu komórkowego, to czy można wtedy zadzwonić? A jeśli pracuje z domu i ma małe dziecko? Co jeśli jest na spotkaniu? Może lepiej jest najpierw wysłać SMS? A może nawet piszesz na Twitterze? Dziś rodzi się nowa etykieta telefoniczna, a zasady dotyczą nie tylko telefonów, ale także komunikatorów internetowych, poczty e-mail i wielu innych.

Głos czy tekst?

Autor i redaktor Business Insider Nicholas Carlson przyznaje, że czyta większość wiadomości e-mail za pośrednictwem aplikacji na swoim smartfonie i postępuje w ten sposób: udziela bardzo szybkiej i krótkiej odpowiedzi na 5% wiadomości e-mail; jeśli nadawca jest bardzo ważny, pisze rozszerzony list odpowiedzi (1% przypadków), wysyła wiadomość do archiwum bez czytania (74% przypadków), daje sobie czas, zazwyczaj dzień lub dwa, na zastanowienie się nad odpowiedzią (20% przypadków). Oznacza to, że e-mail jest przede wszystkim powolny. Każdy kanał komunikacyjny, który wymaga wielu liter, nie jest zbyt szybki.

Ale co, jeśli potrzebujesz teraz znaleźć rozwiązanie swojego rozmówcy? Czy mogę wybrać numer? Konsultant biznesowy Cyrus Stoller uważa, że ​​skoro wszyscy używają smartfonów, musimy poszerzyć nasze kanały komunikacji, ale wykorzystywać je zgodnie z naszymi potrzebami. Mówi: „Czy chcesz uzyskać ode mnie odpowiedź w ciągu trzydziestu minut - zadzwoń. W ciągu dwóch godzin - napisz SMS-a. W ciągu jednego dnia - wyślij wiadomość za pośrednictwem komunikatora. W ciągu jednego dnia lub później - napisz wiadomość e-mail.” Przez telefon mówi: „Wybierając mój numer, możesz być w stu procentach pewien, że zrozumiem dokładnie, co chcesz mi powiedzieć, i że otrzymałem twoją wiadomość. Jeśli wahasz się oderwać mnie od tego, co robię, może to nie jest takie ważne.

Kiedy zdecydowanie nie zadzwonić

Czy są jakieś zasady, kiedy możesz i kiedy nie możesz zadzwonić? W rzeczywistości powstają one teraz i, jak na każdym etapie przejściowym, nie są jeszcze ustalone. Bardziej lub rzadziej ustaloną zasadą jest: jeśli nie jest to bardzo ważna i pilna rozmowa, lepiej napisać najpierw. Ale są przypadki, gdy zdecydowanie nie warto wybierać numeru osoby w sprawach biznesowych. Na przykład, jeśli otrzymałeś numer telefonu od znajomego (kolegi), a osoba, która go podała, nie określił, czy nieznajomy może dzwonić swobodnie - a liczba potrzebnej osoby nie jest publicznie dostępna. W tym przypadku lepiej sprawdzić ze źródłem, czy można się do niego odwołać.

Nie dzwoń, jeśli zegar ma więcej niż siedem wieczorem. Tak, jest możliwe, że jest to dla ciebie czas dzieciństwa i dopiero zacząłeś angażować się w przepływ pracy, ale wielu ludzi o siódmej wieczorem woli wyrzucić z głowy pytania robocze, aby wrócić do nich następnego ranka.

Nie dzwoń, jeśli pytanie, które Cię interesuje, wymaga myślenia. Chcesz pracować dla naszej firmy? Ile chcesz zapłacić za nasze usługi? Odpowiedzi na te pytania są trudne do podania w pośpiechu, więc daj osobie czas na zastanowienie się. Do tego celu najlepiej nadaje się poczta elektroniczna.

Nie używaj telefonu, jeśli twój kolega lub partner jest tysiącletni. Młodzi pracownicy często przyznają, że postrzegają nagłe połączenie bez wcześniejszej wiadomości e-mail jako inwazję na ich osobistą przestrzeń, a wiele dużych firm całkowicie porzuciło telefony w miejscach pracy swoich pracowników.

Kiedy lepiej jest korzystać z telefonu

Dobra, są chwile, kiedy nie możesz się obejść bez telefonu. Na przykład, jeśli chcesz dotrzeć do struktury stanu. Coś ci mówi, że jeśli je opublikujesz, będziesz musiał długo czekać na odpowiedź. Bardzo długo.

Zadzwoń, jeśli masz bardzo pilną i ważną sprawę, i nie jesteś pewien, czy dana osoba szybko reaguje na wiadomości. Albo jeśli twój kolega sam powiedział, że telefon dla niego jest najbardziej preferowanym kanałem komunikacji. W idealnym świecie wszystko wygląda tak: ludzie spotykają się i mówią sobie: „Nazywam się Alexander i uwielbiam być nazywany, a nie publikowany na Facebooku”. Lub odwrotnie: „Jestem Tatiana, nienawidzę rozmawiać przez telefon z nieznajomymi”. Ponadto warto dzwonić, jeśli zgodziłeś się zadzwonić o określonej godzinie.

Co powiedzieć?

Bardzo często, dzwoniąc do abonenta, gubimy się, zaczynamy się mylić w słowach, a nawet zapominamy, co chcieliśmy powiedzieć. Aby tego uniknąć, należy pamiętać o małej notatce. Najpierw przedstaw się. Kiedy osoba najpierw wzywa do przedyskutowania kwestii biznesowej, często zapomina podać swoje nazwisko lub firmę, w której pracuje, pozostawiając rozmówcę dręczonym przypuszczeniami. Po prostu powiedz: „Dzień dobry, nazywam się Ekaterina Ivanova, jestem z firmy ...” Jeśli spotkałeś się już wcześniej i nie jesteś pewien, czy osoba zapamiętała twoje imię, powiedz nam dokładnie, gdzie przeciąłeś ścieżki. Coś w stylu: „Dzień dobry, to jest Marina, spotkaliśmy się z tobą na śniadaniu biznesowym na wyścigi psów”.

Po drugie, określ, czy wygodnie jest porozmawiać ze swoim rozmówcą: może on być na konferencji, na spotkaniu biznesowym, w końcu w łazience. Po przedstawieniu się i przekonaniu, że jesteś gotowy do słuchania, możesz dojść do sedna sprawy. Szczerze mówiąc, zapomnij o uprzejmych pytaniach typu „Jak tam twój pies?” Oczywiście, jeśli nie jesteś weterynarzem.

Jak rozmawiać?

Jeśli naprawdę chcesz polubić osobę na drugim końcu wieży komórkowej, użyj bardzo prostych, ale skutecznych technik. Zacząć, uśmiechać się i siedzieć tak przez całą rozmowę, nawet jeśli twoja szczęka jest zmęczona. Będziesz zaskoczony, jak bardzo wszystko się zmieni po tym - uśmiech jest zawsze odczuwany w rozmowie telefonicznej.

Druga ważna technika - spróbuj w pełni skoncentrować się na rozmowie. Gdyby Juliusz Cezar był na twoim miejscu, zdołałby napisać kilka listów, otworzyć IP i zgodzić się na śniadanie biznesowe z kolegą. I w końcu przekonałbym rozmówcę, że jest źle wychowany, ponieważ ludzie zawsze czują, że nie zwracają na nich uwagi. Nie graj w pasjansa, nie pisz wiadomości e-mail, nie pytaj kolegi, żeby kupił ci kawę - po prostu poświęć się rozmowie przez kilka minut.

Każdy wie o trzeciej metodzie, ale z jakiegoś powodu jest rzadko używany. Skontaktuj się z osobą po imieniu. Jeśli dzwonisz do dowolnej organizacji, a mechaniczny głos mówi ci: „Cześć, Elena - co mogę ci pomóc”, oznacza to, że osoba w telefonie jeszcze się nie obudziła, jest zanurzona w myślach i nie słucha cię. Powiedz: „Witaj, Elena, a nazywam się Anna”, a zobaczysz, że zadziała, jak pocałunek na Królewnie Śnieżce - rozmówca ożyje.

Poczta elektroniczna i komunikatory internetowe dawały ludziom, którzy nie lubią rozmawiać przez telefon (a jest ich bardzo, bardzo wiele), możliwość uniknięcia tego. A same rozmowy telefoniczne są nieco zdyskredytowane - wiele osób już nie odbiera telefonu, jeśli nieznany numer telefonu jest widoczny na ekranie: co jeśli nagle reklama ponownie?

Tak, dotarcie do nas jest teraz dużo łatwiejsze niż dwadzieścia lat temu. Jeszcze łatwiej niż kilka lat temu, ponieważ liczba kanałów komunikacji stale rośnie: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Nie odpowiada na wiadomości w komunikatorze Facebook? Napiszemy do niego na Twitterze, zadzwonimy do WhatsApp - i tak dalej, aż smartfon nieszczęśliwego człowieka wyjdzie z wibracji i nie zrezygnuje z nerwów. Wraz ze wzrostem liczby kanałów komunikacji zmienia się także etykieta ich używania. Kiedyś trudno było sobie wyobrazić, że piszesz do osoby na temat biznesu na Facebooku, ponieważ sieci społecznościowe są wyłącznie przestrzenią osobistą. Dzisiaj trudno sobie wyobrazić, że weźmiesz i zadzwonisz do nieznajomego w ten sposób, jeśli masz, powiedzmy, jego adres e-mail.

Zasady rodzą się właśnie teraz. Może za kilka lat będziemy mieli dokładną listę komunikatorów internetowych, obowiązkową dla każdego rodzaju działalności lub pozycji, ale jak dotąd tej listy nie ma, poruszamy się intuicyjnie. Rozmowy telefoniczne wciąż nie zniknęły, ale stały się o wiele mniej - nie dlatego, że są złe lub niewygodne, ale dlatego, że ludzie mają wybór. A jeśli nie możesz znieść rozmowy przez telefon, być może nadszedł czas, aby wskazać na swojej wizytówce Skype, Telegram lub Twitter?

Zdjęcia: Aliexpress