Lista kontrolna: 8 znaków, które nie wiedzą, jak przydzielić czas

Aleksander Savina

Wydaje się, że ocenia efektywność umiejętności zarządzania czasem bardzo proste: jeśli masz czas, aby wykonać całą pracę w określonym czasie lub jesteś w stanie przyspieszyć w krytycznej sytuacji i wykonać zadania tak szybko, jak to możliwe, wszystko jest w porządku. Ale czasami problemy z alokacją czasu nie są tak oczywiste - na przykład, jeśli masz czas na wszystko, ale od czasu do czasu czujesz, że działasz na granicy możliwości. Rozumiemy, jak to zrozumieć - i co z tym zrobić.

1

Nie możesz oszacować, jak długo potrwa twoja akcja.

Jeśli zauważysz, że jesteś stabilnie spóźniony przez pięć do dziesięciu minut (aby pracować, spotykać się z przyjaciółmi i gdziekolwiek jesteś), być może problem polega na tym, że nie do końca rozumiesz, ile czasu masz na wykonanie różnych zadań. Dzieje się tak - wydajesz się być pewien, że sprawa jest prosta i dopiero na samym końcu zdajesz sobie sprawę, że potrzebujesz dodatkowych dziesięciu minut.

Dobrą wiadomością jest to, że możesz sobie z tym poradzić: jeśli zauważysz skłonność do planowania wszystkiego w tym samym czasie, po prostu kładź się na każdą sprawę dwa razy więcej - lub przynajmniej te piętnaście dodatkowych minut. Wiele osób korzysta z tej techniki podczas planowania dnia pracy: pamiętaj, że nieoczekiwana siła wyższa może być zawsze umieszczona w harmonijnej liście zadań.

2

Nie masz jasnego planu na ten dzień.

Lista rzeczy do zrobienia jest jednym z najłatwiejszych i najbardziej efektywnych narzędzi do zarządzania czasem: dzięki niemu możesz łatwo zrozumieć, ile czasu spędziłeś na zadaniach i gdzie system się zawiesza. Wszystko to oczywiście nie oznacza, że ​​trzeba liczyć na dzień do minuty - ale przynajmniej, aby zrozumieć listę pytań i zastanowić się, co i w jakiej kolejności będziesz zaangażowany jest zawsze przydatne.

Wiele osób w pracy i poza nią jest utrudnione przez poczucie, że jest zbyt wiele problemów i nie jest jasne, które z nich należy zająć. Dziennik lub biznesplan rozwiąże ten problem i doda specyfikę dnia: lista przedmiotów przeraża znacznie mniej niż chaos w mojej głowie.

3

Boisz się delegować

„Jeśli chcesz coś zrobić dobrze, zrób to sam” - popularny, ale nie najbardziej produktywny pomysł: zawsze istnieje ryzyko zebrania tak wielu rzeczy, z którymi po prostu nie możesz sobie poradzić. Jeśli jesteś przyzwyczajony do podążania za procesem od początku do końca i nie jesteś gotowy na rezygnację z kontroli, ale zaczyna to kolidować z wydajnością, zastanów się, czy nadszedł czas, aby przekazać część zadań komuś innemu.

A jeśli porzucisz pytania robocze, nie jesteś jeszcze gotowy, to całkiem możliwe jest powierzenie czyszczenia komuś innemu, a zamiast gotować po pracowitym dniu - zamów jedzenie w domu. Czas wolny można przeznaczyć na odpoczynek - aby być bardziej produktywnym następnego dnia.

4

Nie ustalaj priorytetów

Aby zoptymalizować czas, nie wystarczy zrozumieć, co musisz zrobić w ciągu dnia - musisz również ocenić, co jest ważne, aby zrobić teraz i co może czekać. „Bardzo często odkładamy ważne zadania, które wywierają na nas presję - ze względu na wysiłek umysłowy, który musimy podjąć, aby się na nich skoncentrować” - powiedział trener Kimberly Medlock.

Łatwiej jest odpowiedzieć na kilkanaście listów, chociaż nie wymagają one pilnej reakcji, niż wziąć duży i ważny raport, który należy złożyć tak szybko, jak to możliwe - choć bardziej produktywne jest zwrócenie uwagi na drugi. Jeśli tak jest w twoim przypadku - spróbuj ponownie rozważyć priorytety: bez względu na to, jak trudno jest przejąć większość pracy, z pewnością będziesz wdzięczny sobie, że to zrobiłeś.

5

Próbujesz zrobić dziesięć rzeczy na raz.

Nie wszyscy eksperci uważają wielozadaniowość za dobry pomysł. A jeśli łatwo jest poradzić sobie z dwoma przypadkami mechanicznymi (na przykład słuchaniem podcastu i jednocześnie), dwa działania wymagające ciągłej uwagi (na przykład oglądanie serialu telewizyjnego i próba odpowiedzi na e-mail w tym samym czasie) są trudniejsze do połączenia - najprawdopodobniej szybko przełączać się z jednego zadania do drugiego.

Wbrew temu, co dyktuje logika, prawdopodobnie szybciej poradzisz sobie ze sprawą, jeśli zwrócisz na niego uwagę. Możesz wypróbować słynną „technikę pomidorową”: uruchamiaj stoper na dwadzieścia pięć minut i nie rozpraszaj niczego w tym czasie - kiedy czas się skończy, możesz zrobić pięciominutową przerwę.

Możesz spróbować mniej rygorystycznych metod - na przykład, aby przydzielić określony czas na określone zadanie (termin sprawia, że ​​pracujesz szybciej - najważniejsze jest, aby nie przeciążać) lub po prostu próbować zminimalizować bodźce zewnętrzne. Zacznij od e-maila: zamiast pośpiechu sprawdzać go raz na pół godziny, odłóż kilka minut dwa lub trzy razy dziennie.

6

Nie odpoczywasz

Po latach studenckich wielu stanie przed trudnym odkryciem: nie śpij całą noc, a potem, jak gdyby nic się nie stało, nie mogą robić interesów. Prawdopodobnie zauważyłeś, że w czasach, gdy nie spałeś lub byłeś bardzo zmęczony, coraz bardziej się rozpraszałeś, a praca idzie znacznie wolniej niż mogłaby.

W takich przypadkach zawsze istnieje ryzyko popadnięcia w niebezpieczną koleinę, gdy zdasz sobie sprawę, że robiłeś bardzo mało w ciągu dnia i kończyłeś rzeczy późno w nocy - abyś nie spał wystarczająco następnego dnia i pracował mniej niż mógłbyś. Jeśli złapiesz się na tym, wiedz, że najlepszym pomocnikiem wydajności jest dobry sen (nie zapomnij o jego higienie!).

7

Nie wiesz, jak powiedzieć „nie”

Zbyt wiele zadań jest po prostu niemożliwych do zrealizowania: próba zrobienia wszystkiego na raz, na pewnym etapie, może być konieczne poświęcenie jakości lub warunków. Zawsze są wokół ciebie ci, którzy proszą o przysługę lub usługę, wydaje się, że nie ma nic złego w jednej małej firmie - dopóki nie uświadomisz sobie, że wiele próśb koliduje z twoimi, o wiele ważniejszymi dla ciebie sprawami.

Równie łatwo jest przecenić, ile zadań możesz wykonać, a także popełnić błąd, który jest dla nich potrzebny - a to z kolei może prowadzić do wypalenia. Dlatego tak ważne jest, aby nauczyć się mówić „nie” w czasie: lepiej jest natychmiast odmówić czegoś, niż wypełnić terminy, zrobić wszystko źle lub po prostu się wyczerpać.

8

Próbujesz przerobić swój rytm

Najczęstszą radą, którą można usłyszeć, jeśli chodzi o wydajność, jest: „Po prostu wstań wcześnie i rób więcej rano” - tak rzekomo robią Anna Wintour, Tim Cook i Richard Branson. Być może zainspirowany ich przykładem, wstajesz o piątej rano, aby ćwiczyć, spotykać się ze swoją dziewczyną na śniadaniu i być przy stole biurowym już o dziewiątej - ale zamiast radości i chęci szybkiego zakończenia spraw czujesz się przytłoczony i zmęczony.

Niestety, nie ma uniwersalnej recepty na wydajność. Możliwe, że łatwiej będzie ci trenować i spotykać się z przyjaciółmi nie wcześnie rano, ale wieczorem po pracy - a szczyt Twojej wydajności nie jest o dziewiątej rano, ale o trzeciej po południu, po przerwie na lunch. Zamiast próbować stać się skowronkiem, słuchaj ciała, dzięki czemu poczujesz się znacznie lepiej.

Zdjęcia: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com