Ostatni zryw: jak szybko poradzić sobie ze sprawami pracy
Aleksander Savina
Do końca tygodnia (i do końca roku też) naszym jedynym pragnieniem jest szybkie uporanie się z pracą i wreszcie odpoczynek. Istnieje ogromna różnorodność książek i podręczników na temat zarządzania czasem - aby znaleźć to, co ci odpowiada, nie jest trudne. Dla tych, którzy nie są jeszcze gotowi do poważnego zagłębienia się w problem, zebraliśmy kilka wskazówek i trików, które pomogą poradzić sobie z sprawami pracy szybciej i sprawią, że będziesz bardziej produktywny.
Nie szukaj wielozadaniowości
Prosta rada, którą niewielu faktycznie podąża: aby szybko i dobrze poradzić sobie z zadaniem, lepiej to zrobić samodzielnie i, jeśli to możliwe, wyeliminować wszystkie czynniki rozpraszające. Nie każdy jest w stanie równie dobrze skoncentrować się na kilku rzeczach jednocześnie, zwłaszcza jeśli każdy z nich wymaga zanurzenia i uwagi - z tego powodu cierpi na tym jakość pracy.
Pracuj w pokojach rozmów, komunikatorach, e-mailach - wszystko to bardzo rozprasza. Pomyśl o tym, jak możesz pozbyć się zakłóceń - na przykład nie reaguj natychmiast, gdy tylko pojawi się powiadomienie o nowej wiadomości, zapisz zadania innych firm, które pojawiają się podczas pracy, aby rozwiązać je później, lub zgrupuj podobne zadania i odłóż czas w ciągu dnia na rozwiązanie im. Ten ostatni pozwoli na mniej rozproszenia - nie będziesz musiał odbudowywać z jednego rodzaju zadań do drugiego. Aby przestrzegać tej zasady, wymagana będzie dyscyplina i poważna wytrzymałość - ale rezultat nie potrwa długo.
Zaplanuj dzień pracy
Lista rzeczy do zrobienia jest prostą techniką, która znacznie ułatwia pracę: możesz oszacować rzeczywistą liczbę zadań i ustalić realistyczne terminy ich ukończenia. Bez względu na to, jak bardzo chciałbyś wierzyć w coś przeciwnego, ale wszystkie zadania mają różne stopnie ważności - więc planując swoją pracę, ustaw priorytety. Zastanów się, o której porze dnia jesteś najbardziej produktywny i spróbuj rozwiązać najważniejsze i najtrudniejsze zadania w tym czasie. Na przykład wiele osób jest bardziej przyzwyczajonych do rozpoczęcia dnia od sprawdzenia swojej poczty służbowej, ale nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie - jeśli jesteś najbardziej aktywny rano, zanim zmęczysz się i stracisz uwagę, lepiej zostawić ten czas na najtrudniejsze lub twórcze zadania wymagające koncentracji.
Spotkania mogą często przerwać dzień - na przykład, jeśli odbywają się kilka godzin po rozpoczęciu dnia roboczego, dla których nie masz czasu na wykonanie co najmniej jednego zadania. Planując swój czas, zastanów się, czy masz czas na zrobienie czegoś przed i po spotkaniach lub między nimi - może łatwiej jest odłożyć spotkanie na poranek? Ponadto praca jest nieprzewidywalna i możesz mieć nieprzewidziane zadania w dowolnym momencie. Dlatego lepiej, żeby plan na ten dzień nie był zbyt gęsty i by było wystarczająco dużo czasu na niespodzianki - liczą na 5-6 godzin ciągłej pracy.
Ustaw sobie terminy - i dokręć je
Jeden z powodów, dla których nie możemy poradzić sobie z zadaniem szybciej - brak wyraźnego terminu: praca często zajmuje mu cały czas. Terminy dla trudnych zadań są szczególnie ważne: bardzo często skracamy i opracowujemy pracę nad trudnym zadaniem, ponieważ wydaje się nam to ogromne - wyraźny termin pomaga uczynić go bardziej zrozumiałym.
Na początek spróbuj ograniczyć pracę nad zadaniem, na które zwykle spędzasz kilka godzin, przez pół godziny - być może sam nie zauważysz, jak poradzić sobie ze wszystkim szybciej niż zwykle. To prawda, że warto tu być ostrożnym - ustal sobie realistyczne terminy (nie próbuj robić całodniowej pracy w dwie godziny) i nie dawaj sobie, jeśli nie poradzisz sobie z zadaniem w wyznaczonym czasie: nie pracujesz w ciągłym stresie i nie panikujesz.
Spędzaj mniej czasu z nieważnymi zadaniami.
Nie wszystkie zadania są równie ważne - więc nie warto spędzać na nich tego samego czasu. Simon Reynolds, mentor biznesowy, radzi pozostawić dziesięć minut lub nawet mniej na małe zadania: najczęściej nie wymagają one doskonałej wydajności, więc możesz przekazać je na ważniejsze zadania. Według Reynoldsa można zaoszczędzić nawet do 90 minut dziennie - najważniejsze jest, aby starannie zredukować czas wykonywania zadań kilka razy dziennie. Ponadto jednym z najlepszych sposobów na wprowadzenie rytmu na początku dnia roboczego jest wykonanie małego (to ważne!) I nie jest to najtrudniejsze zadanie. Jest to porównywalne z porannym treningiem: poczujesz się lepiej i będziesz mógł robić inne rzeczy.
Kolejna przydatna technika - spróbuj wydać na minutę decyzje. Często spędzamy dużo czasu myśląc o tym, ale nie zawsze podejmowane decyzje stają się lepsze. Jeśli zauważysz, że często znasz właściwą decyzję, ale poświęć trochę czasu, spróbuj wyznaczyć sobie 60-sekundowy termin.
Wybierz odpowiedni schemat zarządzania czasem.
Istnieje wiele technik, które pomogą Ci stać się bardziej produktywnym i lepiej zbudować swój dzień - najważniejsze jest znalezienie własnego. Jednym z najczęstszych jest „technika pomidorowa” (jego twórca użył timera w formie pomidora). Opiera się na prostej logice: potrzebujemy czasu, aby zaangażować się w pracę i skutecznie ją wykonywać, a także czas na odpoczynek. „Technika pomidorowa” oznacza, że dzielisz swoją pracę na bloki - „pomidory”.
Musisz ustawić timer na 25 minut (jest to jeden „pomidor”), podczas którego będziesz wykonywać tylko pracę, nie rozpraszając się niczym innym. Po dzwonku timera zrób pięciominutową przerwę, a następnie rozpocznij nowy blok. Po trzech lub czterech 25-minutowych blokach wykonaj dłuższą pauzę i odpocznij przez 15-30 minut.
Nie musisz ściśle przestrzegać tych liczb: odstępy czasu mogą być dowolne, najważniejsze nie jest zbyt krótkie - w przeciwnym razie nie będziesz miał czasu na wykonanie określonej pracy bez rozproszenia uwagi. Ta technika jest bardzo skuteczna: w bloku czasu, w którym nie robisz nic innego niż praca, możesz złapać znacznie więcej. Ponadto w „pomidorach” możesz zmierzyć, ile czasu spędzasz na konkretnym zadaniu - i lepiej zaplanować swój czas.
Pomyśl o tym, czego możesz odmówić
Ważne jest, aby odpowiednio i ściśle ocenić ilość pracy - wtedy okaże się, że jest szybsza. Trener Mark McCartney radzi z zimną krwią odrzucić wszystkie niepotrzebne rzeczy: ocenić, które zadania są najważniejsze i najważniejsze, i które można bezpiecznie opuścić (dobrze, lub spróbować delegować). Według McCartneya bardzo często zgadzamy się zrobić coś na maszynie, nie zastanawiając się, dlaczego to zadanie ma znaczenie i czy naprawdę jest tak ważne.
Krytyczne podejście ułatwia życie i nadaje priorytet. W praktyce zalecenie to dotyczy przede wszystkim poczty e-mail - zastanów się, w jaki sposób możesz zoptymalizować proces (na przykład użyj szablonów lub automatycznych odpowiedzi na e-maile, które nie wymagają przemyślanej odpowiedzi) i czy wszystkie wiadomości są warte odpowiedzi.
Rób przerwy
Wiesz już o tym: zmęczona osoba po prostu nie może pracować skutecznie. Często, aby zrobić więcej, staramy się pracować dłużej i bez przerw, chociaż warto robić dokładnie odwrotnie. Każdy, kto porzucił przyzwyczajenie studenta do spania przez kilka godzin dziennie, wie z doświadczenia, że jeśli dostaniesz wystarczającą ilość snu i wieczorami dobrze odpoczniesz od pracy, staniesz się znacznie bardziej produktywny i będziesz w stanie zrobić znacznie więcej, niż gdybyś przyszedł spać pół. Również zatrzymaj się jak najwięcej. W tym samym czasie (a Ty też to wiesz) przerwa powinna być wysokiej jakości: nie powinieneś trzymać się smartfona lub zacząć przeglądać Facebooka - lepiej odejść na chwilę od komputera i odwrócić uwagę od przepływu informacji.
Bądź ze sobą szczery
Być może najważniejsza rada: tylko Ty możesz dokładnie zrozumieć, co utrudnia twoją wydajność. Często mamy mniej czasu z powodu ustalonych nawyków - i tutaj powinniśmy szczerze przyznać, że warto to zmienić. Kiedy przychodzisz do pracy, spędzasz dwadzieścia minut na angażowaniu się w ten proces? Czy lubisz pić kawę z kolegą po obiedzie? Ciągłe przełączanie się między zadaniami i nie można skoncentrować się na jednej rzeczy? Trzymaj się posłańców? Wiesz co robić.